Algunas consideraciones para la elaboración de un Presupuesto Anual de Gestión Humana

Por estos tiempos, muchos de los que me están leyendo pasamos por la elaboración de los presupuestos anuales de la empresa y por ende de nuestras áreas. Son días de cálculos, de correr por las cifras, de diseñar y re diseñar las cuentas, en fin de poner en números todos los procesos de nuestra área para luego ir y negociar con la gerencia general o, si están en corporaciones, hacerlo en el corporativo. De hecho son días de estrés.

Los tips que les comparto son para elaborar un buen presupuesto del proceso de Gestión Humana que a su vez se pueda defender sólo ante una negociación, ya que al tener confianza en su presupuesto, los nervios y el estrés disminuirán también.

1. Comenzar a estructurar el presupuesto con tiempo. Si bien ningún presupuesto está exento de errores y re ajustes, el hacer uno a contra tiempo lo expone a más errores y re ajustes. Por eso propongo que el diseño, y los primeros números, deben hacerse con por lo menos 2 meses de anticipación antes del deadline.

2. Comenzar por lo más difícil de presupuestar. Cada área de gestión humana, de cada empresa, considerará qué proceso es el más difícil de cotizar, ya sea por un tema de dificultad del proceso, por la obtención de los datos o también la cantidad de información que hay que manejar. Es por eso que esta parte del presupuesto debe ser la primera a realizar, primero en borrador para luego ser sometido a todas la pruebas necesarias que la validen.

3. Tener contacto permanente con los actores directos del presupuesto. Si bien nuestro presupuesto es elaborado por el área, esto no implica que no existan actores fuera de ella que influyan en él. Así por ejemplo el área de finanzas nos dará información sobre la inflación o la rentabilidad deseada de la empresa, otras áreas nos dirán sus planes de capacitación y si usamos servicios externos ellos nos darán sus perspectivas de precios para el año que vendrán. Como vemos la comunicación es fundamental para elaborar el presupuesto.

4. Considerar algunos supuestos para el presupuesto. Estos supuestos servirán como guía para elaborar aquella información que sea dificil de conseguir o que simplemente sea incierta de valorar. Por ejemplo, podemos guiarnos de la inflación proyectada para el tema de los incrementos salariales, o sacar un histórico de los últimos años de aumentos. De igual forma para estimar el incremento de un servicio de que nos brindan la EPS o el SCTR se puede tomar históricos o un porcentaje discrecional.
En este punto es importante armar un histórico de la información que presupuestamos en años anteriores y contrastarlo con las realidades de dichos años, para tener así números en base a estadísticas más reales y no sentir que se está a la deriva.

5. Tener una plantilla de presupuesto para las próximas ediciones.  Una vez terminado el proceso de presupuesto es bueno construir una plantilla presupuestal. Esta plantilla debe ser simple y flexible para agregar nuevos conceptos o reestructurarse. No siempre un presupuesto muy complejo en su estructura es mejor. Uno simple pero con los datos necesarios es más que suficiente.

6. Preparar la sustentación del presupuesto. En caso nos toque sustentar el presupuesto directamente ante la gerencia general u otros estamentos de la empresa, lo importante es conocer lo que se ha hecho. Si bien nuestros especialistas en compensaciones son los que por general arman el presupuesto, no son ellos los que lo sustentan sino el líder del área. En estos casos el líder debe estar inmerso en el proceso, no quizás en detalles, pero sí en el armado general y entendiendo lo que se ha hecho y valorado

Espero que estos 6 puntos les pueda ayudar a elaborar sus presupuestos ahora y en futuras ediciones. Como siempre, si les ha gustado el post, por favor compartanlo y comenten.